Электронный документооборот (ЭДО) в розничной торговле и его связь с маркировкой

Электронный документооборот в розничной торговле перестал быть дополнительной опцией: сегодня он является рабочим стандартом, и в первую очередь — для компаний, которые работают с маркируемыми товарами.

Рассказываем, какую роль играет ЭДО в работе с маркировкой, для чего он нужен рознице и как его настроить в 1С.

Что такое ЭДО и какие задачи он решает?

Через ЭДО оформляются поставки, фиксируется переход права собственности, передаются данные в государственные информационные системы и обеспечивается юридическая значимость документов. Все основные действия выполняются внутри системы, где документы:

• создаются
• проверяются
• визируются
• подписываются электронной подписью
• сохраняются в электронном архиве
  
  

Практическая польза ЭДО для розницы

1. Ускоряется обмен документами с поставщиками
   Универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, накладные и другие документы поступают практически мгновенно и обрабатывать их можно в тот же день, когда они были отправлены.
   
   
2. Все данные автоматически отражаются в учетной системе
   Снижается число ручных операций — уменьшается необходимость дополнительных действий со стороны сотрудников. А значит, минимизируются ошибки и ускоряется проведение документов.
   
   
3. Упрощается взаимодействие с налоговыми органами
   Электронные документы хранятся в системе и при запросе от ведомства их можно быстро выгрузить и предоставить в ФНС.
   
   
4. Компании больше не нужно вести архив в бумажной форме
   Документы не теряются, для их хранения не нужно место, а еще они всегда доступны для поиска.

Почему ЭДО обязателен при работе с маркировкой

При работе с маркированными товарами обмениваться документами, содержащими коды маркировки, и передавать данные в «Честный ЗНАК» можно только в электронном виде через оператора ЭДО.

Связь ЭДО с «Честным ЗНАКом»

Их взаимодействие выглядит следующим образом:

1. Поставщик формирует УПД с кодами маркировки в ЭДО и подписывает их электронной подписью;
2. Информация об этом автоматически передается в систему маркировки;
3. Покупатель отправляет подтверждение операции;
4. Данные о переходе права собственности отражаются в ГИС.

Таким образом, движение маркированной продукции между юридическими лицами отражается исключительно на основании электронных документов. 

Если у компании нет подключенного ЭДО, она не сможет:

• принимать от поставщика маркированный товар;
• передавать его другому юридическому лицу;
• корректно отражать движение продукции в системе маркировки.

Соответственно в контуре маркировки ЭДО — это обязательное связующее звено между бизнесом, контрагентами и государственными информационными системами. Без него работа с маркированной продукцией с точки зрения законодательства является невозможной.

Кто такой оператор ЭДО и какую роль он выполняет

Оператор ЭДО (и в 1С в том числе) — это организация, обеспечивающая техническую сторону передачи электронных документов:

• маршрутизацию;
• проверку форматов;
• фиксацию фактов отправки и получения;
• хранение служебной информации о документообороте.

Через оператора документы доставляются контрагенту и сведения передаются в государственные системы. При этом оператор только обеспечивает корректную и юридически значимую передачу: на содержание документов он влиять не может.

Сервис ЭДО в 1С и его возможности

1С-ЭДО — это сервис, который помогает обмениваться с контрагентами документами в электронной форме в контуре 1С:Предприятие. С помощью него осуществляется:

• обмен официальными документами в электронном виде;
• подписание ЭДО в 1С электронной подписью для придания документам юридической силы;
• передача документов между организациями через операторов ЭДО без бумажных копий и курьеров.

Интеграция электронного обмена в 1С позволяет встроить все эти процессы в повседневную работу без использования дополнительных программ.

Какие задачи решает 1С:ЭДО?

1. Прямой обмен документами
   Документы ЭДО в 1С формируются на основании уже введенных данных — реализации, поступления, корректировки. Соответственно можно:
   — отправить контрагенту информацию прямо из карточки;
   — отследить статус доставки, подписания и обработки. 
   Входящие документы также поступают сразу в базу 1С, где их можно проверить и принять к учету.
   
   
2. Автоматическое отражение в учете
   При получении электронных документов данные автоматически заполняют соответствующие формы. Это снижает объем ручного ввода и минимизирует расхождения между документами поставщика и данными в системе. Без дублирования операций также обновляются:
   — Журналы;
   — Реестры и регистры учета.
   
   
3. Ведение электронной базы
   Все отправленные и полученные документы хранятся в архиве и их можно быстро найти по контрагенту, дате или номеру. А это значит, что отпадает необходимость вести бумажный архив и организовывать физическое хранение документов.
   
   
4. Связь с карточками контрагентов
   В карточке контрагента фиксируется:
   — идентификатор участника ЭДО;
   — оператор;
   — статус обмена.
   Это упрощает настройку взаимодействия и контроль за корректностью обмена документами.
   
   
5. Работа с маркировкой
   Через ЭДО в 1С передаются универсальные передаточные документы с кодами маркировки. Данные о движении товара автоматически направляются в систему маркировки, что обеспечивает корректную фиксацию перехода права собственности и соблюдение требований законодательства.

Формат ЭДО в 1С

Решение работает со всеми актуальными типами УПД, в том числе установленными ФНС. Кроме того, в 1С:ЭДО поддерживаются документы неформализованного типа, имеющие юридическую значимость.

Какой оператор ЭДО в 1С

На сегодняшний день решение поддерживает ряд операторов, в числе которых:

• Калуга-Астрал
• Такском
• ЭТП ГПБ
• Линк-сервис
  
  

Как подключить ЭДО в 1С?

Подключение электронного документооборота в 1С не требует кардинальной перестройки работы. Однако важно понимать общую последовательность действий, поскольку корректность настройки напрямую влияет на юридическую значимость документов.

Настройка ЭДО включает несколько обязательных этапов:

1. Активация функционала электронного документооборота в разделе настроек;
2. Подключение к оператору ЭДО, через которого будет происходить обмен документами с контрагентами;
3. Настройка электронной подписи. Сертификат должен быть действующим и корректно установленным в программе, поскольку именно электронная подпись придает документам юридическую силу: без нее электронный документ не считается равнозначным бумажному;
4. Проверка получения документов и их отправки в ЭДО 1С, корректности маршрутизации и отображения статусов, — чтобы убедиться, что система работает стабильно и данные передаются без ошибок;
5. Отправка приглашений в ЭДО 1С контрагентам: после подтверждения ими перехода на электронный обмен можно начинать полноценный электронный документооборот.
   
   

Где найти ЭДО в 1С?

Приглашения к электронному документообороту находятся во вкладке «Администрирование»; оттуда нужно перейти в раздел «Обмен ЭДО». После этого нужно либо выбрать пункт «Текущие дела» и нажать «Приглашения», либо перейти в «Настройки».

Как отправить ЭДО в 1С? Для этого нужно зайти в «Текущие дела» и кликнуть по кнопке «Отправить или получить».

Как настроить ЭДО в 1С корректно?

Настройка сервиса ЭДО в 1С не является технически сложным процессом, однако на практике у компаний часто возникают вопросы. Справиться с затруднениями и организовать процесс комплексно поможет специалист по внедрению, который:

1. Настроит ЭДО:
   — активирует в программе нужный функционал;
   — подключит оператора;
   — настроит сертификаты электронной подписи.
   
   
2. Проверит корректность обмена документами ЭДО в 1С
   Важно убедиться в том, что документы формируются в нужном формате, правильно подписываются и проходят все этапы маршрутизации. Для этого интегратор:
   — протестирует отправку и получение документов;
   — проверит статусы;
   — поможет устранить возможные расхождения.
   
   
3. Настроит взаимодействие с системой маркировки
   При работе с маркированной продукцией требуется корректная передача УПД в 1С ЭДО 6 и отражение движения товаров в ГИС. Специалист по внедрению настроит связку между 1С, оператором ЭДО и системой маркировки, чтобы данные передавались автоматически и без ошибок.
   
   
4. Обучит сотрудников
   Работники компании должны понимать порядок работы с электронными документами: как их отправлять, как подписывать, каким образом подтверждать и отслеживать статусы. Краткое обучение позволит избежать операционных ошибок и ускорит переход на электронный формат.
   

Комплексный подход к внедрению с учетом специфики розничного бизнеса и требований к работе с маркированной продукцией поможет корректно встроить ЭДО в ежедневные процессы компании — и с этим вам помогут специалисты «Софт-Юнити».

Заключение

Электронный документооборот в розничной торговле решает сразу несколько задач: ускоряет обмен документами, снижает объем ручной работы, упрощает взаимодействие с контролирующими органами и обеспечивает системное хранение документов. Через него фиксируется движение продукции между юридическими лицами и передаются сведения в систему «Честный ЗНАК», и в его отсутствие невозможно корректно и законно работать с маркированными товарами.

Чтобы объединить документооборот, учет и маркировку в едином контуре 1С:Предприятие и тем самым сделать процессы более прозрачными, управляемыми, а также снизить риски ошибок и штрафных санкций, — обратитесь к специалистам «Софт-Юнити».